Collabora/gips un Workflow management systems del ciclo acquisti

La dematerializzazione strutturata, dell'intero ciclo acquisti di una P.A., dalla proposta di acquisto all'emissione ordinativo di pagamento

Collabora/Gips è un Workflow Management System (WMS), strutturato e dinamico in cui la gestione dei documenti elettronici si integra nei processi informativi attraverso interfacce con contenuti leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico fra tutti i collaboratori.

Il sistema è stato sviluppato su piattaforma Microsoft SharePoint®Server (che consente la gestione delle informazioni strutturate attraverso il web) e tramite l’utilizzo di strumenti nativi e di Microsoft®InfoPath (strumento per la creazione e la gestione dei moduli per  la raccolta di dati per la semplificazione e la standardizzazione dei processi), il tutto interconnesso con i sistemi di Ateneo come il sistema  unico di autenticazione, le basi dati di Ateneo, mentre la conservazione a norma avviene attraverso il riversamento dei documenti nel sistema documentale di Ateneo e-doc.unina.it.

Obiettivi, destinatari e contesto: 

La completa dematerializzazione del ciclo acquisti attraverso l’uso del documento informatico strutturato ha standardizzato le procedure, introducendo una tracciabilità e una rintracciabilità documentale, che garantisce una qualità nella gestione dell’informazione, che ha comportato altresì l’incremento dell’efficienza e un maggior controllo e monitoraggio dello stato di avanzamento o della completezza del ciclo acquisti, garantendo la piena trasparenza dello stesso attraverso l'elaborazione della sezione dedicata alla pubblicità ed alla post-informazione della procedura. I destinatari in senso stretto sono costituiti dai soggetti (nel caso del Centro) o le UO (nel caso di organizzazioni più complesse), direttamente coinvolti/e nell’esecuzione delle attività, del ciclo acquisti. I destinatari in senso più generale sono costituiti da tutti gli Operatori economici che interagiscono con il ciclo acquisti del Centro o di una P.A..

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