Dematerializzare per Semplificare

KeySuite, la piattaforma che dematerializza i flussi documentali, ottimizza i procedimenti amministrativi e semplifica la comunicazione

La dematerializzazione investe tutta la sfera della riorganizzazione e semplificazione dei processi, della trasparenza e dell’assunzione di responsabilità, dell’uso diffuso degli strumenti tecnologici nella comunicazione tra le parti, ponendosi anche come un processo qualificante di efficienza e di trasparenza. Una Pubblica Amministrazione che abbia l’ambizione di semplificare e ridurre i costi della burocrazia, a fronte degli obblighi di legge previsti, od un’azienda che voglia migliorare la gestione dei propri processi organizzativi e decisionali devono avere come obiettivi imprescindibili:

  • la semplificazione delle norme e delle prassi;
  • la revisione e l’ottimizzazione dei processi;
  • la massima attenzione alle esigenze dell’utente finale.

Tali obiettivi procedono con l’imperativo categorico del recuperare efficienza nelle prassi operative attraverso il ridisegno sostanziale dei procedimenti e dei processi unito all’introduzione di nuove tecnologie dell’informazione digitale e della comunicazione che rendono possibile queste scelte di cambiamento. La chiave di volta di questo cambiamento è KeySuite, la piattaforma tecnologica che fornisce soluzioni condivise e omogenee per la razionalizzazione dei processi connessi ai flussi di comunicazione e di gestione documentale. La piattaforma integrata nata dall’esigenza di gestire efficacemente la documentazione e la comunicazione che gravitano intorno ai procedimenti operativi ed amministrativi in cui è richiesta un’opportuna interazione tra i soggetti umani e le applicazioni. Il nucleo della piattaforma KeySuite è costituito da un motore BPM opportunamente potenziato e scelto per l’elevato grado di conformità con gli applicativi e i modelli di riferimento in gioco, in particolar modo con il designer (BPMN2), il linguaggio standard per la modellatura dei flussi di processo, in pratica lo strumento grafico per il disegno e la prototipazione di processi, comprensibile da tutti gli attori coinvolti: dagli analisti che definiscono i processi, agli sviluppatori che ne guidano l’implementazione fino ai responsabili che li gestiscono e li controllano.

Nello specifico, la piattaforma integrata KeySuite consente di:

  • far comunicare tra loro sistemi eterogenei, ponendosi come interfaccia tra tutti i soggetti coinvolti;
  • avere accesso alle informazioni e alle funzionalità distribuite tra tutti i sistemi presenti nell’organizzazione, e metterle a disposizione di tutti;
  • conoscere il flusso di lavoro, in modo da orchestrare gli attori siano essi persone o applicazioni software al momento e nel modo giusto;
  • assicurarsi che non si verifichino anomalie nelle attività previste, ed intervenire in caso di necessità;
  • avere a disposizione informazioni di natura statistico/analitica sull’andamento dei processi interessati.
Obiettivi, destinatari e contesto: 

La Regione Emilia-Romagna, da sempre in prima fila nello sforzo legislativo ed operativo di mettere a sistema l’innovazione, ha fortemente inseguito i seguenti obiettivi: • essere un’organizzazione al servizio della comunità, che dialoga con i propri utenti in modo coordinato e usando diversi canali • organizzarsi e interagire al proprio interno per chiedere all’utente lo stretto necessario e per fornire risposte univoche • ridisegnare i processi ed i procedimenti amministrativi per affrontare e risolvere il tema della dematerializzazione • gestire e conservare il proprio patrimonio di dati e informazioni in modo organico e renderlo accessibile in modo aperto. Per centrare questi obiettivi la Regione ha adottato un “modello integrato” che ha consentito di federare le infrastrutture ICT di Enti ed Amministrazioni locali al fine di realizzare servizi integrati mediante regole e prassi condivise. In questo percorso di innovazione la Regione ha previsto la definizione e la diffusione di metodologie e strumenti in grado di affrontare in maniera organica e condivisa il tema della dematerializzazione e della semplificazione amministrativa. Tra i vari strumenti e tecnologie utilizzati per razionalizzare e consolidare i processi di semplificazione e dematerializzazione, la Regione Emilia-Romagna si è avvalsa di KeySuite, la piattaforma integrata realizzata da KDM Lab per affiancare PA ed imprese nel recupero dell’efficienza nelle prassi operative e nel ridisegno sostanziale dei procedimenti e dei processi amministrativi che, unito all'introduzione di nuove tecnologie dell'informazione digitale e della comunicazione, hanno reso possibile queste scelte di cambiamento.

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