Gestione Gare e Contratti nella PA

Come rendere notevolmente più efficienti e controllati i processi di approvvigionamento nella Pubblica Amministrazione.

RTC dispone di un’innovativa soluzione in grado di supportare dirigenti e funzionari di aziende pubbliche nella preparazione e gestione di tutte le fasi di un processo di gara, nell’aggiudicazione dei relativi contratti e nel controllo della corretta esecuzione degli stessi. Lo strumento è basato sull'utilizzo della piattaforma software di gestione documentale e workflow Arxivar e su di un elaborato progetto di Business Process Management in grado di mappare tutte le attività, i ruoli e le scadenze coinvolte nel processo. Disporre di un’adeguata strumentazione idonea a rendere più efficiente questo processo è diventata una condizione irrinunciabile rispetto alle tempistiche e alle molteplici disposizioni di legge alle quali in poco tempo le PA dovranno adattarsi.

GLI OBIETTIVI DEL SISTEMA

  • Dematerializzare i documenti cartacei e informatizzare la gestione dei processi e delle attività.
  • Agevolare la produzione e l’archiviazione di tutta la documentazione necessaria per effettuare una gara d’appalto e verificare la corretta esecuzione dei contratti aggiudicati.
  • Rendere notevolmente più efficiente l’esecuzione delle attività previste senza modificare l’operatività degli uffici coinvolti.
  • Ottenere una completa e trasparente reportistica sull’andamento e lo stato delle lavorazioni in corso ed in archivio.

I VANTAGGI DEL SISTEMA

  • Maggiore facilità nella gestione dell’iter di gara, grazie alla mappatura dell’intero processo conforme alle normative di legge, e nel controllo sulla corretta esecuzione dei contratti aggiudicati.
  • Notevole risparmio di tempo nella produzione e nella ricerca dei documenti e delle informazioni in essi contenuti.
  • Controllo della situazione in ogni istante: misura della durata delle attività, monitoraggio del carico di lavoro sulle persone e individuazione di eventuali colli di bottiglia.
  • E’ uno strumento aperto e flessibile che si adatta alle esigenze delle diverse organizzazioni.

FUNZIONALITA' DEL SISTEMA

1) Gestione del documentale

  • Archiviazione centralizzata e organizzata, Condivisione delle informazioni, Sicurezza dei documenti archiviati
  • Tracciabilità delle attività svolte sui documenti
  • Gestione delle revisioni dei documenti

2) Workflow di processo

  • Definizione ed esecuzione nelle sequenza prevista di tutte le attività che coinvolgono il processo
  • Assegnazione delle attività alle figure professionali previste

3) Monitoraggio e controllo

  • Evidenza dei carichi di lavoro e panoramica sulla situazione delle pratiche in lavorazione
  • Monitoraggio della durate delle attività e individuazione dei colli di bottiglia
  • Segnalazione della necessità di avvio di nuova gara
  • Gestione delle garanzie prestate dai fornitori

ARCHITETTURA DEL SISTEMA

Il sistema può essere implementato in diverse modalità, in relazione alle reali necessità del cliente:

  • come servizio in modalità CLOUD;
  • come soluzione installata all’interno della rete del cliente.

Vinciamo insieme le sfide per una PA che funzioni meglio! Segnala la tua soluzione!

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