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Organizzarsi rideterminando in digitale strutture e processi

La riforma in atto per assicurare la revisione delle priorità digitali ha comportato un profondo cambiamento delle abitudini di lavoro negli uffici della Provincia.

Scrivere gli atti, acquisire istanze, protocollare, archiviare, conservare, pagare, riscuotere… insomma gestire tutto il flusso documentale amministrativo e contabile necessita di un complesso ed adeguato insieme di regole, strumenti e professionalità.

Abbiamo perciò voluto applicare un sistema integrato di gestione digitale dei procedimenti amministrativi che coinvolgono uno o più proponenti, implicano l’espressione di un parere tecnico e/o contabile con assunzione di responsabilità (anche attraverso l’apposizione di firma digitale) e del relativo eventuale impegno contabile nonché, quando previsto, la pubblicazione all’albo pretorio e l’ottemperanza agli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni.

Tutto questo implementando quanto già adottato per la gestione dematerializzata di fatture, contabilità, documenti di programmazione, protocollo e registri di repertorio.

Le soluzioni applicative sono state fornite, in diverse fasi e dopo analisi anche economiche, dalla società già partner tecnologico della soluzione Documit, acquisita in riuso dal MIT per il protocollo; con procedura integrata è garantita la conservazione a norma.

Infine, per la gestione dei documenti analogici d’archivio è stata sviluppata internamente un’applicazione web based distribuita pubblicata in intranet.

Obiettivi, destinatari e contesto: 

Obiettivi principali: • Gestione totalmente dematerializzata dell’intero ciclo di emissione degli atti amministrativi e del loro iter procedurale, fino alla pubblicazione online; • Gestione, tracciatura e storicizzazione di tutte le comunicazioni relative agli atti e dei tempi di evasione dei procedimenti; • Ottimizzazione dei tempi di svolgimento dei processi relativi agli atti formali e alla gestione dei documenti d’archivio; • Automatizzazione dei processi di gestione documentale e di conservazione a norma; • Utilizzo diffuso della firma digitale; • Trasparenza dell’intero iter procedurale. Destinatari: - i dipendenti dell’Ente; - il Consiglio e l’Assemblea dei Sindaci - sistemi di controlli interni - gli stakeholder (cittadini, aziende, fornitori, amministrazioni pubbliche)

Statistiche

Numero di soluzioni 1042
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