La dematerializzazione dei documenti e l’informatizzazione dei processi amministrativi sono da tempo oggetto di attenzione da parte delle PP.AA., che ne hanno compreso le potenzialità per l’assolvimento dei compiti istituzionali. In uno scenario nel quale i documenti informatici affiancano quelli cartacei, le PP.AA. si trovano di fronte al problema di dover assicurare la formazione di un archivio digitalizzato, che sia ben strutturato e ordinato. A tal fine occorre adottare un sistema di gestione informatica dei documenti, avente una struttura modulare, che consenta di affrontare tutti gli aspetti, normativi e procedurali, legati al ciclo di vita del documento all’interno dell’archivio digitale.

Si possono quindi identificare alcuni moduli che devono consentire una corretta gestione delle seguenti fasi:
Alimentazione. Il sistema deve essere in grado di gestire differenti canali di comunicazione in ingresso ed uscita, consentendo per ogni canale una pre-elaborazione automatica del documento. Archiviazione e gestione. Il sistema deve essere in grado di gestire il processo di archiviazione dei documenti elettronici definendo l’organizzazione dell’archivio corrente e la gestione dei flussi integrati all’interno dell’organizzazione.
Conservazione a lungo termine. La PA non può semplicemente eliminare il documento cartaceo sostituendolo con evidenza informatica, ma deve conservarlo a norma. Il sistema deve essere, pertanto, in grado di gestire il processo di conservazione a lungo termine dei documenti elettronici definendo l’organizzazione dell’archivio di deposito e storico.
Cooperazione applicativa. Il sistema deve garantire un elevato livello di interrelazione con i diversi sistemi informativi dell’ente.
Misurazione delle performance. Il sistema deve essere in grado di gestire la misurazione delle performance dei processi amministrativi.

Risultati ipotizzabili:

• La dematerializzazione della documentazione cartacea e la contestuale conservazione sostitutiva su supporti informatici consente notevoli risparmi diretti, in termini di carta e spazi recuperati, e indiretti, in termini di tempo ed efficienza della ricerca e presentazione dei documenti.
• La dematerializzazione e la conseguente automazione dei processi di gestione documentale consentono di migliorare l’efficienza dei processi stessi grazie, ad esempio, alla riduzione dei tempi di gestione e di evasione della pratica.
• La gestione elettronica dei flussi documentali consente una più semplice condivisione delle informazioni, valorizzando l’intero patrimonio informativo digitalizzato.
• L’utilizzo di moderni strumenti di gestione elettronica e di archiviazione dei documenti su supporti digitali rappresenta uno strumento di efficienza e trasparenza che contribuisce al miglioramento dell’immagine della P.A.
• Come ulteriore effetto vi è la riduzione dell’impatto ambientale legato al minore utilizzo di carta, alla riduzione dei rifiuti e al minor consumo energetico.