Per gli Enti pubblici le attività manutentive sono spesso un elemento critico delle politiche di gestione. Le maggiori difficoltà riguardano il monitoraggio efficace delle attività da svolgere. È necessario gestire un numero elevato di interventi, preventivi e correttivi, di diversa tipologia e ricorrenza, che risultano complessi in quanto richiedono il coordinamento di più ditte. Questi aspetti si ripercuotono anche sui tempi di attesa, che incidono sulla corretta e continuativa operatività degli enti stessi. Non di secondaria importanza è inoltre la mancanza di un controllo della qualità degli interventi e di una pianificazione strategica volta a razionalizzare i costi. La sola riduzione del numero delle ditte coinvolte, adottando contrattualistica tipo manutentore unico, consente di ottenere un’economia di scala. La gestione ottimale sia dal punto di vista di risparmio in termini di ore uomo per la gestione delle richieste di intervento da parte del personale interno, sia dell’ottimale efficacia della spesa sostenuta per la manutenzione degli oggetti è rappresentata dai contratti di tipo Global Service. A differenza del manutentore unico questi contratti sono basati su un meccanismo premiante e penalizzante per la ditta aggiudicataria, in relazione non al numero degli interventi di manutenzione eseguiti, ma alla prestazione degli oggetti manutenuti, intesa come percentuale di corretto funzionamento. Per gestire un contratto di Global Service è necessario che l’ente disponga di un sistema informativo di controllo e di supporto alle decisioni evoluto.

Pertanto, al fine di raggiungere l’obiettivo del contratto di Global Service, nell'ambito della convenzione Consip FM2, Arpal ha definito, programmato e strutturato in coordinamento con una società esperta nel settore gestionale manutentivo, uno strumento di supporto alle decisioni per:

• PROGRAMMARE interventi preventivi per ridurre il rischio di rottura accidentale;
• PROGETTARE interventi di natura migliorativa e/o straordinaria per massimizzare l'operatività e ridurre i costi di manutenzione;
• GESTIRE organicamente ed in qualità il patrimonio documentale tecnico e scientifico, manualistica e certificazioni, associato alle componenti;
• MONITORARE le prestazioni delle componenti sottoposte a manutenzione al fine di verificarne la rispondenza con le esigenze operative dei settori di agenzia e consentire di stipulare dei contratti di manutenzione volti a ricercare interventi migliorativi. L’introduzione di un sistema gestionale informatico consente un attento controllo dei processi tecnico-manutentivi, una semplificazione delle segnalazioni da parte degli utenti, la rendicontazione più accurata degli interventi tecnici, una maggiore trasparenza nei rapporti con ditte terze con conseguente snellimento delle procedure di pagamento alle stesse, ed una maggiore consapevolezza della situazione e dell’andamento del proprio assetto.