Roberta Volpini

Direttore Amministrativo Asl Roma 1
AUTOCANDIDATURA
Asl Roma 1
Regioni - Enti locali e loro unioni
SITUAZIONE DI PARTENZA

Il progetto PEOPLE risponde a più esigenze:
– Digitalizzare i processi amministrativi di presenze, assenze, turni, ferie, permessi, e rendicontazione di attività sul territorio
– Gestire i processi di sorveglianza sanitaria interna
o Accessi in struttura e verifica del super Green Pass
o Tamponi e test molecolari
o Vaccinazioni anti covid e dosi booster
o Pronta Disponibilità Ospedaliera
– Innovare i processi di comunicazione interna:
o Comunicazioni massive a tutti o a gruppi profilati di dipendenti
o Segnalazione da parte dei dipendenti di problematiche e anomalie rilevate
Per quanto riguarda i moduli amministrativi, l’esigenza primaria è stata quella di rendere disponibile al personale alcune funzionalità digitali – semplicissime da utilizzare, con un click su una APP – per velocizzare i processi stessi, eliminare la carta e qualsiasi passaggio analogico.
In alcuni casi, si è trattato di gestire anche nuovi processi, in particolare riferite all’emergenza pandemica:
1) l’aspetto degli accessi del personale nelle strutture sanitarie, già strategico, è divenuto particolarmente rilevante, con il controllo del super green pass, anche ai fini della sicurezza e salute dei dipendenti e della continuità dei servizi offerti agli assistiti;
2) inoltre, per limitare il rischio di contagi tra i dipendenti (e tra gli assistiti, naturalmente), sono state messe in atto alcune misure che garantissero la possibilità di prenotare sia tamponi (rapidi e molecolari), sia la dose booster.
Infine, i moduli legati alle comunicazioni da/verso la struttura sanitaria rispondono a due esigenze:
– un filo diretto con tutto il personale, per rendere subito fruibili comunicazioni, procedure, circolari, normative, eventi, corsi di formazione e tanto altro; utilissimo anche in situazioni di emergenza;
– una sorta di “governo condiviso” da parte dei dipendenti, che permetta una collaborazione attiva, segnalando problematiche e anomalie, al fine di migliorare anche il livello dei servizi sanitari offerti.
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COSA È STATO FATTO
Con la nuova piattaforma multicanale, sono ad oggi partiti in produzione:
SISTEMA INTEGRATO E MULTICANALE DI GESTIONE ACCESSI
• Il dipendente attesta tramite APP, in linea con le vigenti – e future – prescrizioni privacy, il possesso di un super Green Pass valido;
• La ASL autorizzare o meno, in funzione della comunicazione o meno di un Green Pass valido, la timbratura del dipendente tramite badge aziendale e lettore marcatempo oppure tramite APP + tag NFC.
IL MODULO DI GESTIONE TAMPONI E VACCINAZIONI
• Servizi di prenotazione dei test rapidi per la rilevazione covid-sars2, con segnalazione via APP dell’esito e successiva prenotazione del molecolare in caso di positività;
NB: tale servizio è raggiungibile, con web application, anche da persone esterne alla Asl che, a vario titolo, operano all’interno delle strutture (pulitori, manutentori, barellieri, infermieri, ecc.). Ognuno potrà loggarsi tramite un cruscotto web e usufruire del servizio.
• Servizi di prevenzione sanitaria, lotta al covid e prenotazione via APP, sempre da parte dei dipendenti, della terza dose di vaccino (booster);
IL MODULO “CONTATTA”
Con doppia interfaccia (e report statistici):
1. Un back-office di amministratore che rappresenterà il regista delle comunicazioni da pubblicare, scrivendone il titolo, un abstract e il testo completo, nonché aggiungendo una foto, un video, una pagina web, un documento PDF, …. L’amministratore, inoltre, dovrà indicare i destinatari della comunicazione: tutti o gruppi omogenei profilati.
2. Un front-office rappresentato da una sezione della APP da cui poter fruire della comunicazione; l’arrivo di una news sarà segnalata da una notifica push.
LA PIATTAFORMA MULTICANALE UNICA
Ognuno di questi servizi è gestito in modalità automatizzata mediante un’unica piattaforma multicanale, robusta e potente, ma anche flessibile e facile da usare. Tutto è tracciato, storicizzato e gestito al 100% in modalità digitale, senza rischi d’errore. Via APP, WEB, MAIL, SMS e tag NFC.
ADERENZA AL PREMIO
Obiettivo principale del progetto PEOPLE è portare innovazione in un ambito che, di solito, specie nella PA, è abbastanza trascurato. Anche in Asl Roma 1 l’unico servizio a disposizione del personale era un portale intranet accessibile solo in presenza, dagli uffici.
Questa esperienza ci ha permesso di rivoluzionare le modalità di interazione e di comunicazione tra la struttura organizzativa e tutti i collaboratori: circa 6.000 persone tra amministrativi e sanitari.
Gestire in modo al 100% digitale i processi ha garantito certezza nelle comunicazioni. La soluzione, inoltre, ha permesso di abbattere i tempi di esecuzione materiale delle attività. Velocizzare le routine ha avuto come effetto indiretto anche quello di consentire l’emersione di un potenziale altrimenti “nascosto”. Le persone, infatti, hanno potuto dedicarsi ad attività a più alto valore. Ciò ha creato soddisfazione nei dipendenti e ottimizzato le risorse.
Gestire in multicanalità gli accessi dei dipendenti, le comunicazioni profilate e le campagne di prevenzione vaccinale e diagnostica ha permesso di eliminare del tutto la carta e digitalizzare l’intero processo. Inoltre, ha aumentato l’inclusione delle persone, che la Asl ha potuto raggiungere con più facilità attraverso strumenti accessibili e semplici da usare, come ad es. l’app. Il modulo “Contatta” ha permesso di comunicare in modo tempestivo l’informazione giusta alla persona giusta e ha creato engagement, coinvolgendo davvero tutti nella condivisione delle informazioni. Ciò, in tempi di pandemia, isolamento e distanziamento ha “rotto gli schemi” e migliorato il benessere organizzativo delle persone.
Insomma, si tratta di soluzioni davvero innovative, in cui il personale è chiamato a collaborare, con nuovi presupposti e nuove tecnologie. Nei prossimi moduli da implementare adotteremo anche il riconoscimento semantico, branca dell’Intelligenza Artificiale, per arricchire i canali multicanale con chatbot e voicebot.